要不要在企业中落实Office应用培训呢?

毋庸置疑,Office已然成了我们工作中不可或缺的工具,如果按8小时工作制计算的话,那么使用Office的时间不会低于3个小时吧, 上至高管领导,下至基层员工,每天都会不同程度的使用office软件,或制作文档报表,或阅读总结报告,或制作PPT培训文档,每天上班的第一件事应该就是打开outlook查收邮件吧,office已经融入到我们的日常工作当中,特别是在求职简历中都会写上这么一句“熟练操作office办公软件”,同样,在HR的招聘要求中也要求“熟练操作office办公软件”,由此可以看出熟练操作office办公软件应该是我们应该掌握的最基本的职业技能了,那么我们确定熟练掌握了么?

记得八月份在给公司做Word应用培训前问过同事平时用Word来做什么,回答极其简单:记事的。记事用记事本就足矣了,何必麻烦Word呢?由此可见我们只用了Wor最最基本的功能,而忽视了其编辑文档的强大功能,在培训课间同时还了解到大家对于Word排版布局用的最多的工具就是格式刷了,对于“样式”的理解和应用几乎为空白。若干年前一位朋友告诉我说99%使用Word的人只使用了其1%的功能,以前以为是危言耸听,今天看来,信之凿凿。

Excel表大家都用过吧,好像说起Excel来我们第一反应就是它是财会人员用的统计计算工具 ,甚至有人会跳出来大呼:我们现在都用ERP管理软件,Excel太落后了。持这种极端观点的人我想大抵是有的吧 ,但我们必须要知道并不是所有数据都要通过管理软件来计算的,所以使用Excel表还是非常有必要的,再举一个很普遍很基本很简单的问题,工作簿和工作表的区别好像不难理解吧,我们点击右键新建的Excel叫工作簿,而工作簿里面的Sheet1才是工作表,我曾经发现很多在做统计的时候,先新建一个叫“支出费用统计”的文件夹,然后在这个文件夹下面新建了12个工作簿,分别用月份来命名,看起来虽然直观,但是操作起来却很费劲,比如我要比较2月和4月的支出明细,就要同时打开两个工作簿,我们为什么不建一个“支出费用统计”的工作簿,然后在里面建12个工作表呢?再来说说Excle的函数,我不知道财务人员是否系统的学习过函数的应用,最为常用的我想应该是vlookupifindexSUM几个函数了吧,我可以很负责的说,掌握了常用的几个函数,完全可以让统计更快捷更准确,透析表就更不需要细说了,那么我们企业里又有多少人掌握了这些函数呢,寥寥无几吧。

再来唠叨几句PowerPoint,说一千道一万,不管是产品推介,还是培训总结,PowerPoint的功能就是用来演示的,既然是给大家演示的首先就是排版再佐以动画加色彩,我见过很多的人做PowerPoint都是照搬Word文档的写作路子,或者把事先写好的Word文档复制粘贴到PowerPoint上,给人家讲解时照着念就OK了,完全把PowerPoint的使用给弄混了,当然做好PowerPoint文档的关键是内容和逻辑,有好的内容和逻辑,但没有表述清楚也是很糟糕的事情,内容和形式都不能忽视,我觉得PowerPoint是最能体现个人综合能力的工具。

当然Office家族的产品还有很多,比如设计小型数据库的ACCESS,用来制作流程图的Visio,在项目管理中应用的Project ,还有用于管理邮件的OutLook,最近微软又推出用于解决统一沟通的Lync,其办公套件的产品线还是很丰富的。

在企业运营管理中,最大最核心的一对矛盾就是成本和收益,我们一方面要追求收益的最大化,另一方面也在尽力控制成本投入,有人说最大成本支出是人,我不是HR也不是BOSS,不敢乱谈经营和用人,但以我的观察,我觉得最大成本支出是时间,“向成本要效益”应该是近几年提出来的吧,我觉得这个命题非常伟大,那我们应该怎么做呢?官方的话当然是“提高劳动生产率”、“提高工作效率”一类,那么如何实现这两个“提高”呢?方法有很多,既然咱这篇文章讨论的是Office的应用培训价值,晦涩的道理论证留给经验管理者 ,我只说说Office能“提高”什么,还是按每天8小时工作制来计算,还是举个例子,就以制作商务标识来举例吧,制作一本100页的标书,怎么着也得五六千字吧,如果用笨法子(格式刷)来编辑文档,时间上再快也得四五个小时,如果能用其他定义好的样式来编辑呢?就算是用2个小时吧,工作效率也提供一倍,剩下的时间我们用来校验标书的内容,一个工作日(8小时)最少也可以制作2本标书吧,这就提高了“劳动生产率”和“工作效率”。

培训Office的价值就是要把员工从操作软件的工作当中解放出来,去分析提炼其记录的原始数据,并将这些数据的变化规律提报给企业的经营管理人员,把死数据用活才是根本宗原,才是制胜之道。我们大家经常会疑惑IT的价值所在,我想凡能能够帮助大家提供工作效率、帮助企业节约成本(或创造收益)都是IT价值的体现,如果同时也把Office培训也纳入到IT日常工作中来的话,也应该算是体现IT价值的一例吧,那么我们要不要在企业中落实Office应用培训呢?